Togliere i doppioni da un elenco clienti (Excel e Google Fogli)

In ogni elenco clienti che ha qualche anno ci sono doppioni. Non perché qualcuno abbia sbagliato, ma perché lo stesso cliente arriva da strade diverse: un preventivo, una fiera, una telefonata, un vecchio file. Ognuno lo scrive a modo suo.

Il comando Rimuovi duplicati di Excel ne trova solo una parte: toglie le righe identiche. Ma «Rossi Srl» e «ROSSI S.r.l.», «02 1234567» e «+39 02-1234567» per Excel sono diversi. Ecco come trovarli davvero.

1. Lavora su una copia

Salva il file con un altro nome prima di cominciare. Togliere doppioni vuol dire cancellare righe: se sbagli, devi poter tornare indietro.

2. Pulisci i dati in colonne di appoggio

Non modificare le colonne originali. Aggiungi accanto delle colonne «pulite», con una formula che rende uguale ciò che è uguale:

Dato	Formula (Excel in italiano)	Cosa fa
Email	=MINUSC(ANNULLA.SPAZI(C2))	tutto minuscolo, niente spazi
Telefono	=DESTRA(SOSTITUISCI(SOSTITUISCI(SOSTITUISCI(D2;" ";"");"-";"");"+39";"");9)	solo le ultime 9 cifre: spariscono prefisso, spazi e trattini
Azienda	=ANNULLA.SPAZI(SOSTITUISCI(SOSTITUISCI(MINUSC(B2);".";"");" srl";""))	minuscolo, senza punti e senza «Srl»

Trascina le formule fino all'ultima riga. In Google Fogli le formule sono le stesse con i nomi in inglese: LOWER, TRIM, SUBSTITUTE, RIGHT.

3. Segna i doppioni, senza cancellarli

Prima di togliere qualcosa, guarda cosa toglieresti. In una nuova colonna «Ripetuto?»:

=SE(CONTA.SE($E$2:$E$1000;E2)>1;"Sì";"")

Dice «Sì» se la stessa email compare più di una volta. Fai lo stesso con il telefono pulito. Oppure, più veloce: seleziona la colonna pulita e usa Home → Formattazione condizionale → Regole evidenziazione celle → Valori duplicati.

Il file da scaricare in questa pagina ha già tutte queste formule: incolli i tuoi contatti e le righe ripetute diventano gialle.

4. Decidi quale riga tenere

Due righe dello stesso cliente raramente sono uguali: una ha il telefono, l'altra l'indirizzo; una è del 2018, l'altra di ieri. Prima di cancellare:

1. Filtra «Ripetuto? = Sì» e ordina per email pulita: i doppioni finiscono uno sotto l'altro.
2. Per ogni gruppo scegli la riga più completa e più recente.
3. Copia in quella riga i dati che ci sono solo nell'altra (il secondo telefono, la nota, il codice cliente).
4. Solo adesso cancella le altre righe del gruppo.

Se usi Dati → Rimuovi duplicati, ricorda che Excel tiene la prima riga di ogni gruppo: ordina prima mettendo in alto quella da tenere.

5. I casi che le formule non vedono

• «Mario Rossi» e «Rossi Mario». Se nome e cognome sono in una colonna sola, separali (Dati → Testo in colonne) e confronta il cognome.
• Errori di battitura («Bianchi» e «Bainchi»). Excel di Microsoft 365 ha la corrispondenza approssimativa in Power Query (Dati → Recupera dati, poi Unisci query con l'opzione per la corrispondenza approssimativa). Per poche centinaia di righe, ordinare per azienda e scorrere a occhio è spesso più rapido.
• Stessa azienda, persone diverse. Due referenti della stessa ditta non sono un doppione: tieni due contatti collegati alla stessa azienda.
• Stesso telefono, aziende diverse. Succede con centralini e studi condivisi: controlla prima di unire.

Google Fogli

In Google Fogli c'è un comando diretto: seleziona la tabella e usa Dati → Pulizia dei dati → Rimuovi duplicati. Vale la stessa regola di Excel: toglie solo le righe identiche, quindi prima crea le colonne pulite.

Come non farli tornare

• Un elenco solo, non un file per persona o per anno.
• L'email come chiave: prima di aggiungere un cliente, cerca la sua email.
• Un CRM che avvisa quando inserisci un contatto che c'è già, invece di un file dove tutti possono aggiungere righe.

Se poi il file va portato in un CRM, la guida Da Excel a CRM spiega come preparare le colonne e salvarlo nel formato giusto.

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