Posso cambiare gestionale senza perdere lo storico clienti?

Sì. Esportiamo i dati dal vecchio gestionale, li puliamo e mappiamo sul nuovo sistema con un report di validazione che mostra cosa è stato importato e cosa va verificato. Durante la migrazione continui a lavorare normalmente.

Quanto dura una migrazione gestionale tipica?

Per progetti standard 2-4 settimane: 1-2 giorni di analisi, 3-5 giorni di mapping, 1-2 settimane di importazione e validazione, 2-3 giorni di formazione e go-live.

Funziona con software vecchi tipo DOS o Access?

Sì. Recuperiamo dati da gestionali DOS, Access, FoxPro, software custom anni 90, CSV esportati, database SQL, Excel storici. Anche da software non più mantenuti dal vendor originale.

Cosa succede se ci sono duplicati nei dati vecchi?

Li puliamo prima del go-live. Algoritmi di deduplicazione fuzzy match identificano gli stessi clienti registrati in modo diverso (es: 'Mario Rossi srl' vs 'M. Rossi S.R.L.'); validazione manuale dei casi dubbi. Output: anagrafiche unificate e pulite.

Migrazione dati da vecchio gestionale a CRM

Quando serve una migrazione gestionale

Sono i segnali che il tuo gestionale attuale è arrivato a fine vita e che è il momento di passare a un sistema nuovo, senza perdere quello che hai costruito in anni di lavoro.

Il vendor del tuo software non aggiorna più il prodotto o ha chiuso
Il gestionale non si integra con fatturazione elettronica, PEC, banche, e-commerce
Hai 15+ anni di anagrafiche, ordini e documenti che non vuoi perdere
I report sono lentissimi o impossibili da aggregare tra anni diversi
Stai pensando a un nuovo CRM ma temi il caos del trasloco dati
Devi rispettare nuovi obblighi normativi e il vecchio sistema non li copre
Hai dati duplicati su 3-5 software diversi e nessuno parla con gli altri

Il processo di migrazione Ibisense

Sei fasi chiare, tempi tipici dichiarati, deliverable scritti. Niente sorprese, niente «ricostruzione» di pezzi mancanti dopo il go-live.

Analisi sorgenti

Capiamo dove sono i dati: gestionale, Excel, email, PEC, archivi cartacei. Inventario completo dei sistemi e delle anagrafiche.

1-2 giorni

Mapping campi

Disegnamo la corrispondenza tra campi del vecchio sistema e nuovo CRM. Identifichiamo dati mancanti e dati ridondanti.

3-5 giorni

Pulizia e dedup

Su una copia dei dati: deduplicazione, normalizzazione anagrafiche, correzione formati, validazione partite IVA e codici fiscali.

5-10 giorni

Importazione test

Carichiamo i dati nel nuovo sistema in un ambiente di test. Tu verifichi quello che vedi: cosa è OK, cosa è da rivedere.

3-5 giorni

Go-live

Importazione finale, switch operativo, formazione del team. Il vecchio sistema resta accessibile in lettura per i primi mesi.

2-3 giorni

Manutenzione

Correzioni post go-live, integrazioni con altri strumenti, automazioni. Un referente dedicato che conosce i tuoi dati.

Continuo

Da quali sistemi sappiamo migrare

Abbiamo gestito migrazioni da decine di gestionali italiani e internazionali, anche da software che il vendor ha abbandonato o da archivi su tecnologie obsolete.

Gestionali italiani

Zucchetti, TeamSystem, Esa Software, Buffetti, Profis, Mexal/Passepartout, Danea, Fatture in Cloud, Aruba Fatturazione, Fattura24.

CRM internazionali

Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Zoho, Microsoft Dynamics, SugarCRM, vTiger, Bitrix24, Monday.com.

Software legacy

Gestionali DOS, Access (mdb/accdb), FoxPro/dBase, Lotus, Filemaker, software custom anni 90/2000 su Windows o AS/400.

Database

MySQL, PostgreSQL, MS SQL Server, Oracle, SQLite, MongoDB. Anche dump SQL parziali o backup non documentati.

File esportati

Excel (xls, xlsx), CSV, TSV, ODS, JSON, XML, fixed-width, PDF tabellari, Word con tabelle, file ASCII storici.

Settori specifici

Software per studi commercialisti, gestionali medici, software immobiliari, ERP manifatturieri, e-commerce (Magento, WooCommerce, Shopify, PrestaShop).

Cosa consegnamo a fine progetto

Una migrazione non finisce con «abbiamo importato i dati». Finisce quando hai documentazione scritta, validazione e capacità operativa.

Report di validazione con conteggi prima/dopo, anomalie identificate, decisioni prese
Mapping documentato tra campi vecchi e nuovi, riutilizzabile in futuro
Backup completo dei dati pre-migrazione conservato secondo policy concordata
Sistema di rollback attivabile nei primi 30 giorni in caso di problemi
Formazione operativa per il team, con manuali e canale di supporto diretto
DPA (Data Processing Agreement) conforme art. 28 GDPR
Vecchio sistema in lettura per consultazione storica nei primi mesi

Domande frequenti

Quanto dura una migrazione tipica?

Per un progetto standard di PMI (anagrafiche + ordini + documenti) i tempi tipici sono 2-4 settimane: 1-2 giorni di analisi, 3-5 giorni di mapping e pulizia, 1-2 settimane di importazione e validazione, 2-3 giorni di formazione e go-live. Progetti più complessi (15+ anni di storico, integrazioni multiple) possono richiedere 6-8 settimane.

E se il vecchio software non ha l'export?

Capita spesso. Sappiamo lavorare anche su software che non hanno funzioni di export native: lettura diretta del database (anche file Access, dBase, SQLite chiusi), parsing dei file di backup, scraping della UI in casi estremi, OCR di archivi cartacei. Se ci sono i dati, troviamo il modo di tirarli fuori.

Posso continuare a lavorare durante la migrazione?

Sì. La migrazione avviene in parallelo al lavoro normale: lavoriamo su una copia dei dati, costruiamo il nuovo sistema, lo testi, fai eventuali correzioni. Il go-live avviene in una finestra concordata (tipicamente weekend o serale) per minimizzare l'impatto operativo. I dati nuovi inseriti durante la migrazione vengono allineati con un import finale.

Cosa succede ai dati di fatturazione storica?

Vengono migrati con tutti i collegamenti (cliente, prodotti, scadenze, pagamenti, IVA, ritenute). Le fatture chiuse restano in lettura per audit e consultazione storica. Le anagrafiche vengono unificate eliminando duplicati. I dati di partita IVA e codice fiscale vengono validati formalmente e segnalati se errati.

Quanto costa una migrazione?

Dipende dal volume e dalla complessità dei dati. La diagnosi iniziale è gratuita: analizziamo le sorgenti, valutiamo i rischi e ti facciamo un preventivo a forfait con tempi e deliverable. Per dare un'idea: una migrazione di PMI standard parte tipicamente da poche migliaia di euro; progetti complessi enterprise possono superare le decine di migliaia. Prezzo sempre fisso, mai a consumo.

I dati restano in Italia/UE?

Sì. Lavoriamo on-premise (sul server del cliente) o su cloud dedicato in UE (Italia o Germania/Francia). I dati non escono dal perimetro UE durante la migrazione. Vedi la pagina Sicurezza & GDPR per i dettagli operativi.

Cambia gestionale senza perdere lo storico clienti.