Recuperare i dati da un vecchio gestionale: DBF, Access, AS/400

Succede spesso: un gestionale di vent'anni fa, la software house che non c'è più, un computer in un angolo che nessuno osa spegnere. Dentro ci sono clienti, articoli, documenti, storico degli acquisti. La buona notizia è che, nella maggior parte dei casi, i dati si possono recuperare con strumenti gratuiti.

Prima di tutto: una copia

Non lavorare mai sui file originali. Copia l'intera cartella del programma (non solo i file che pensi servano) su una chiavetta o un altro disco, e lavora sulla copia. Un file aperto per sbaglio con il programma sbagliato e salvato può rovinarsi.

Se il gestionale gira ancora, fai la copia a programma chiuso: alcuni archivi, mentre il programma è aperto, sono a metà di una scrittura.

Riconoscere i file

Dall'estensione dei file nella cartella capisci quasi sempre che tipo di archivio hai davanti.

Estensione	Cos'è	Si apre con
.dbf	Tabelle dBase, Clipper, FoxPro: tipiche dei gestionali DOS e dei primi Windows	LibreOffice Calc (gratis)
.dbt, .fpt	I campi «memo» (note lunghe) di un .dbf: devono stare nella stessa cartella	Si aprono insieme al .dbf
.ntx, .cdx, .mdx	Indici: servono al programma per cercare, non contengono dati	Non servono
.mdb, .accdb	Database Microsoft Access	Access, Excel o strumenti gratuiti
.db, .px	Paradox	Strumenti specifici
.fdb, .gdb	Firebird / InterBase, usati da molti gestionali italiani	Strumenti del database
nessun file, dati «sul server»	AS/400 (IBM i), SQL Server, Oracle	Esportazione dal server

File DBF: LibreOffice li apre da solo

1. Installa LibreOffice (gratuito) e apri Calc.
2. File → Apri e scegli il file .dbf (per esempio CLIENTI.DBF).
3. LibreOffice chiede il set di caratteri. È il passaggio decisivo per le lettere accentate:
   • programmi per DOS: Europa occidentale (DOS/OS2-850/Internazionale), oppure 437 se le accentate non tornano;
   • programmi per Windows: Europa occidentale (Windows-1252/WinLatin 1).
   Apri, guarda una parola con l'accento («Città», «Società»): se è sbagliata, chiudi senza salvare e riprova con l'altro set.
4. Salva come .xlsx, con un nome che dica da quale file viene.

Ripeti per ogni .dbf che contiene dati utili. Di solito i nomi aiutano: CLIENTI, FORNITO, ARTICOLI, FATTURE, MOVIMENT.

Database Access (.mdb, .accdb)

• Con Excel (Microsoft 365): Dati → Recupera dati → Da database → Da database di Microsoft Access, scegli il file e la tabella, poi Carica. Se Excel segnala un problema di driver, va installato il componente gratuito «Microsoft Access Database Engine».
• Con Access: apri il file, clic destro sulla tabella → Esporta → Excel.
• Su Linux o Mac: il pacchetto gratuito mdbtools. Il comando mdb-tables archivio.mdb elenca le tabelle, mdb-export archivio.mdb Clienti > clienti.csv esporta una tabella.

Se il file chiede una password e nessuno la ricorda, fermati: non è il caso di forzarlo da soli.

AS/400 (IBM i)

Qui i dati non sono in file sul PC ma sul sistema centrale. Lo strumento è IBM i Access Client Solutions, con la funzione di trasferimento dati dall'IBM i a un file Excel o CSV. Servono un utente abilitato e il nome della libreria e del file (per esempio CONTAB/CLIENTI), che di solito conosce chi gestisce il sistema. La conversione dei caratteri dal formato dell'AS/400 la fa lo strumento.

I problemi che trovi quasi sempre

• Date come numeri. Molti programmi salvano 20190315 invece di 15/03/2019. In Excel: =DATA(SINISTRA(A2;4);STRINGA.ESTRAI(A2;5;2);DESTRA(A2;2)).
• Codici al posto dei nomi. Nel file clienti trovi «PAG = 03», «AGE = 12». Il significato sta in altre tabelle (pagamenti, agenti, zone): recupera anche quelle, altrimenti i codici restano muti.
• Documenti divisi in due. Fatture e ordini stanno quasi sempre in due tabelle: la testata (cliente, data, numero) e le righe (articoli, quantità, prezzi), legate da un numero. Servono entrambe.
• Record cancellati. Nei .dbf le righe cancellate restano nel file con un segno: dopo l'apertura controlla che non ricompaiano clienti eliminati anni fa.
• Campi tagliati. Se il file memo (.dbt o .fpt) non è nella stessa cartella, le note lunghe arrivano vuote.

Il controllo finale

Un recupero è finito solo quando hai verificato che i numeri tornano:

1. Conta le righe: i clienti nel vecchio programma e quelli nel file devono essere gli stessi.
2. Confronta un totale: per esempio il fatturato di un anno, sommato dalle righe dei documenti, contro quello che il vecchio programma stampava.
3. Prendi dieci schede a caso e confrontale campo per campo con il programma originale.
4. Conserva la copia originale dei file, intatta, per almeno qualche anno.

Fatto questo, i dati in Excel sono pronti per essere importati in un CRM o in un nuovo gestionale.

Quando non si può fare da soli

Alcuni programmi usano formati chiusi (archivi Btrieve, file cifrati, database proprietari) oppure non hanno nessuna esportazione. Prima di rinunciare, chiedi al fornitore del software se l'esportazione è prevista dal contratto: spesso lo è. Altrimenti si può recuperare con strumenti specifici: è il lavoro che facciamo con Data Bridge, partendo da una diagnosi gratuita.

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