Cambiare gestionale senza perdere lo storico

Cambiare gestionale fa paura per un motivo preciso: lo storico. Clienti, fatture degli anni passati, listini, note scritte in vent'anni. Il programma nuovo si impara in qualche settimana; i dati persi non tornano più.

La buona notizia è che un cambio ben preparato non perde niente. Ecco come si fa, nell'ordine giusto.

1. Fai l'inventario dei dati

Prima di guardare il programma nuovo, elenca cosa c'è in quello vecchio e chi lo usa:

• Anagrafiche: clienti, fornitori, articoli, listini.
• Documenti: preventivi, ordini, DDT, fatture, note di credito.
• Movimenti: magazzino, scadenze, pagamenti, prima nota.
• Tabelle: codici di pagamento, aliquote, zone, agenti, causali.
• Cose che non sembrano dati: note nelle schede, allegati, modelli di stampa, numerazioni dei documenti.

Per ogni voce segna quanti record sono (clienti, articoli, fatture all'anno): ti servirà per i controlli.

2. Decidi cosa portare e cosa lasciare

Non tutto va portato. Una regola che funziona quasi sempre:

Dati	Di solito
Anagrafiche attive	Si portano, pulite e senza doppioni
Documenti aperti (ordini da evadere, fatture da incassare)	Si portano: servono domani mattina
Storico dei documenti chiusi	Si porta se serve consultarlo spesso, altrimenti resta in un archivio leggibile
Clienti e articoli fermi da anni	Si archiviano, non si portano
Movimenti di magazzino vecchi	Si porta la giacenza a una data, non ogni movimento

Lo storico che non porti non va buttato: esportalo in file leggibili (Excel, PDF) e conservalo. Per i documenti fiscali ci sono obblighi di conservazione: chiedi al commercialista per quanti anni.

3. Chiedi i dati al vecchio fornitore, per iscritto

• Controlla nel contratto se l'esportazione dei dati è prevista, e in quale formato.
• Chiedi un'esportazione completa (anagrafiche, documenti, tabelle) e non solo le «stampe».
• Fissa una data: non aspettare l'ultimo mese di contratto.
• Se il fornitore non c'è più, i dati spesso si recuperano lo stesso: vedi la guida Recuperare i dati da un vecchio gestionale.

4. Pulisci prima di portare

Il momento migliore per togliere doppioni ed errori è prima del passaggio: dopo, sono doppioni anche nel programma nuovo. Unisci i clienti ripetuti, completa partite IVA e codici fiscali, sistema indirizzi e CAP. La guida Togliere i doppioni da un elenco clienti spiega come fare.

5. Prova prima di passare

1. Una prova completa: importa tutto in una copia del gestionale nuovo, non in quello che userai davvero.
2. Controlla i numeri: stessi clienti, stessi articoli, stesso totale fatturato per anno, stesso saldo dei clienti.
3. Fai lavorare le persone sulla copia per qualche giorno: emettere una fattura, cercare un cliente, stampare un DDT. Gli errori veri saltano fuori così.
4. Correggi e ripeti la prova finché i numeri tornano.

6. Scegli il giorno del passaggio

• Meglio a inizio mese o a inizio anno: i conti si chiudono più facilmente.
• Evita i periodi di punta (chiusure di fine anno, saldi, stagione alta).
• Il giorno prima: ferma il vecchio programma, fai l'ultima esportazione e l'import definitivo.
• Tieni il vecchio programma consultabile in sola lettura per qualche mese: qualcuno avrà sempre bisogno di controllare una vecchia fattura.

Gli errori più comuni

Errore	Cosa succede
Portare tutto senza pulire	Gli stessi doppioni e gli stessi errori, nel programma nuovo
Nessuna prova prima	I problemi si scoprono con il cliente al telefono
Numerazioni non allineate	Fatture con numeri ripetuti o salti di numerazione
Dimenticare le tabelle dei codici	Pagamenti, zone e aliquote che non significano più niente
Spegnere subito il vecchio	Nessun modo di verificare un dato vecchio

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