Anni di anagrafiche stratificate, partite IVA scritte in dieci modi, lo stesso cliente registrato 3 volte. Riportiamo l'ordine: deduplicazione, normalizzazione, validazione, report scritto. Funziona su ogni CRM.
In CRM con qualche anno di storia troviamo questi problemi quasi sempre. Da soli sembrano piccoli, insieme rendono il sistema inutilizzabile.
Stesso cliente inserito 2-3 volte con piccole variazioni: «Mario Rossi srl», «M. Rossi S.R.L.», «Mario Rossi». Errori di battitura, abbreviazioni, maiuscole/minuscole.
L'azienda gestita come contatto, il contatto come azienda. Padre/figlio non collegati. Sedi multiple registrate come clienti separati.
P.IVA con spazi, lettere, formati diversi (con o senza IT davanti). CF inseriti nel campo P.IVA. Numeri inventati per chiudere il record obbligatorio.
Indirizzi email malformati, errori di battitura, alias vecchi. Numeri di telefono in 5 formati diversi (+39, 0039, con/senza prefisso, con spazi).
Note che contengono dati strutturati (settore, fatturato, decisore). Tag inconsistenti. Categorie inventate caso per caso. Selettori riempiti con «altro».
Clienti chiusi, aziende fallite, contatti che non esistono più, lead vecchi di 5 anni mai contattati. Un CRM zavorrato che rallenta tutto.
Ecco come si presenta tipicamente lo stesso cliente in un CRM disordinato e dopo la pulizia.
Rec 1: Mario Rossi srl · piva 12345678901 · mario@mario.it
Rec 2: M. Rossi S.R.L. · piva IT12345678901 · (vuoto)
Rec 3: Mario rossi · piva 1234567890 1 · mariorossi@yahoo.com
Rec: Mario Rossi S.r.l.
P.IVA: IT12345678901 (validata)
Email primaria: mario@mario.it
Email secondaria: mariorossi@yahoo.com
Note: storico delle 3 fusioni
Tecnicamente: ovunque ci siano dati in formato strutturato. Praticamente abbiamo già lavorato su tutti i principali CRM e gestionali del mercato italiano.
Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM, Microsoft Dynamics, SugarCRM, vTiger, Freshsales, Bitrix24, Monday.com, Copper, Insightly.
Zucchetti, TeamSystem, Mexal/Passepartout, Danea, Profis, Buffetti, Aruba CRM, Fattura24 CRM, Fatture in Cloud.
CRM sviluppati internamente, gestionali su Access, FoxPro, software custom anni 90/2000. Lavoriamo direttamente sui database o sugli export.
Excel, Google Sheets, CSV, ODS. Spesso il CRM «reale» di una PMI italiana è un foglio condiviso. Lo trattiamo come dato di partenza serio.
In CRM con 5+ anni di storia troviamo tipicamente 15-30% di duplicati. Su un caso reale di 1.200 anagrafiche abbiamo identificato 873 clienti unici (riduzione 27%). Il dato esatto dipende dalla disciplina dei processi di inserimento e dal numero di persone che hanno gestito il CRM negli anni.
Regole concordate con il cliente: tipicamente il record con dati più completi, oppure il più recente, oppure quello con più attività collegate (deal, attività, email, fatture). I dati «perdenti» vengono fusi nel record principale (email secondarie, note storiche, alias). Niente viene mai cancellato fisicamente prima della validazione finale.
Vengono tutti collegati al record unificato. Mantieni lo storico completo, perdi solo la frammentazione. Esempio: 3 deal su 3 record duplicati diventano 3 deal sul singolo cliente unificato. Spesso scopri che un cliente che pensavi piccolo ha in realtà un fatturato significativo distribuito su più record.
Sempre. Prima di qualsiasi operazione facciamo un backup completo dei dati nello stato originale, conservato secondo policy concordata (default 12 mesi). Se a distanza di settimane scopri che una fusione era sbagliata, possiamo rollback selettivo dei record interessati.
Sì, spesso. Molte PMI gestiscono i clienti su un foglio condiviso. Lo prendiamo, lo puliamo, lo deduplichiamo, ti restituiamo un Excel pulito o ti aiutiamo a passare a un CRM operativo. Vedi la pagina Da Excel a CRM.
Dipende dal volume di record e dalla complessità (numero di campi, numero di sistemi sorgente). La diagnosi iniziale è gratuita: con un sample dei tuoi dati ti diciamo quanti duplicati stimati ci sono e ti facciamo un preventivo a forfait. Per dare un'idea: pulizie tipiche per PMI partono da poche migliaia di euro, sempre prezzo fisso.
Inviaci un sample anonimizzato (anche solo 100-500 record) e ti diciamo quanti duplicati stimati ci sono, con un preventivo per la pulizia completa. Senza impegno.
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