Da Excel a CRM: importare i clienti senza perdere niente

Quasi tutte le piccole aziende partono da un foglio Excel: clienti, telefoni, note. Funziona finché il file è uno e lo usa una persona. Quando i file diventano tre, le versioni girano per email e nessuno sa più quale è quella giusta, è il momento di passare a un CRM.

Il passaggio in sé dura pochi minuti. Quello che richiede attenzione è preparare il file: un import fatto di fretta porta nel CRM gli stessi doppioni e gli stessi errori che c'erano in Excel.

1. Fai una copia del file

Lavora sempre su una copia: clienti-per-import.xlsx. Il file originale resta com'è, così puoi tornare indietro in qualsiasi momento.

2. Una riga per cliente, una colonna per dato

Il CRM legge il file come una tabella. Quindi:

• Prima riga = nomi delle colonne, tutte le altre righe = un contatto ciascuna. Niente titoli sopra la tabella, niente righe vuote in mezzo, niente celle unite.
• Nome e cognome in due colonne. Se li hai in una colonna sola, in Excel usa Dati → Testo in colonne (separatore: spazio) e controlla a mano i doppi nomi.
• Un dato per cella: un solo telefono e una sola email. Se un cliente ne ha due, il secondo va in una colonna «Note».
• Niente colori come informazione. Se in Excel «verde» voleva dire «cliente attivo», aggiungi una colonna e scrivilo.

3. Le colonne che il CRM riconosce

Il CRM di Ibisense riconosce queste colonne dal nome scritto nella prima riga. Maiuscole e accenti non contano.

Colonna	Va bene anche	Esempio
Nome	Nominativo, Nome e cognome	Mario
Cognome	—	Rossi
Azienda	Ragione sociale, Società, Ditta	Rossi Srl
Email	E-mail, Mail	mario.rossi@esempio.it
Telefono	Cellulare, Tel	+39 02 1234567
Indirizzo	Via	Via Roma 1
Città	Comune, Località	Milano
Provincia	Prov	MI
CAP	Codice postale	20121

L'unico dato obbligatorio è il Nome: le righe senza nome vengono saltate. Le colonne con altri nomi vengono ignorate, quindi puoi lasciarle nel file.

4. Togli i doppioni

Lo stesso cliente scritto due volte è l'errore più comune, e in un CRM fa danni: due schede, due storici, promemoria doppi.

1. Prima uniforma i testi, altrimenti Excel non vede i doppioni: «Rossi Srl», «ROSSI SRL» e «Rossi Srl » (con lo spazio in fondo) per Excel sono tre aziende diverse. In una colonna di appoggio scrivi =MINUSC(ANNULLA.SPAZI(D2)) per l'email e trascina la formula fino in fondo.
2. Seleziona la tabella e usa Dati → Rimuovi duplicati, scegliendo la colonna di appoggio dell'email. Se non hai l'email, usa insieme Cognome e Telefono.
3. Prima di confermare, guarda quante righe Excel sta per togliere. Se sono tante, controllane qualcuna a mano: due persone diverse possono condividere lo stesso telefono dell'ufficio.

5. Sistema i formati

• CAP: Excel trasforma 00184 in 184. Seleziona la colonna, Formato celle → Testo, e riscrivi i CAP che hanno perso lo zero. Nel modello da scaricare è già impostato.
• Telefoni: scrivili con il prefisso (+39 02…). Se Excel li mostra come 3,33E+09, la colonna è numerica: mettila in formato Testo.
• Email: tutte minuscole e senza spazi. Le email con errori evidenti (manca la @, finiscono con un punto) correggile adesso: dopo è più difficile.
• Provincia: la sigla di due lettere (MI, RM), non il nome intero.

6. Salva in CSV UTF-8

Il CRM importa file CSV, un formato di testo che tutti i programmi capiscono. Il punto delicato sono le lettere accentate: se salvi nel formato sbagliato, «Città» diventa «Città ».

• Excel: File → Salva con nome → Tipo file: «CSV UTF-8 (delimitato da virgole)». Excel in italiano usa il punto e virgola come separatore: va benissimo.
• LibreOffice: File → Salva con nome → Testo CSV, spunta «Modifica impostazioni filtro», poi set di caratteri Unicode (UTF-8) e separatore ;.
• Google Fogli: File → Scarica → Valori separati da virgola (.csv). È già in UTF-8.

Il CSV salva solo il primo foglio: se il file ha più fogli, salva quello giusto.

7. Importa e controlla

1. Nel CRM vai su Contatti → Importa, scegli il file CSV e conferma.
2. Il CRM ti dice quanti contatti ha importato: deve essere uguale al numero di righe del file, meno l'intestazione e le righe senza nome.
3. Apri tre o quattro schede a caso e confrontale con Excel: nome e cognome al posto giusto, accenti a posto, CAP con lo zero.

Con il piano gratuito puoi avere fino a 500 contatti: se il file ne ha di più, il CRM importa i primi fino al limite.

Gli errori più comuni

Cosa vedi	Perché	Cosa fare
Lettere strane al posto degli accenti	File salvato come «CSV» e non «CSV UTF-8»	Salva di nuovo in CSV UTF-8 e reimporta
«Nessun contatto valido trovato»	Manca la colonna Nome, o la prima riga non è l'intestazione	Controlla che la prima riga contenga «Nome»
Tutti i dati in un campo solo	Separatore diverso da ; , o tabulazione	Salva di nuovo con il punto e virgola
CAP senza lo zero davanti	Colonna in formato numero	Formato Testo e riscrivi i CAP
Meno contatti del previsto	Righe senza nome, o limite dei 500 contatti del piano Free	Completa i nomi, o passa a Premium

Quando conviene farsi aiutare

Se i dati sono in più file diversi, se oltre ai clienti vuoi portare anche trattative, fatture o lo storico delle telefonate, o se il file viene da un vecchio gestionale, l'import a mano diventa lungo e rischioso. In quel caso lo facciamo noi con il servizio Da Excel a CRM: puliamo i dati, li controlliamo con te e li portiamo nel CRM, a prezzo fisso.

Hai una domanda su questa guida o un caso che non è previsto? Scrivici a info@ibisense.it: ti risponde una persona.