Foglio Excel clienti per agenti di commercio

Un agente di commercio vive di due domande: chi devo sentire oggi e chi sto trascurando. Il foglio da scaricare risponde a entrambe, senza formule da scrivere: inserisci clienti e visite, il resto si calcola da solo.

Com'è fatto

Foglio Clienti, una riga per cliente:

• cliente, città, referente, telefono, email;
• categoria A, B o C: quanto conta il cliente, per decidere chi visitare più spesso;
• ultimo contatto e prossimo contatto (le date le scrivi tu);
• giorni senza contatti, da fare e totale ordinato: si calcolano da soli.

Foglio Visite, una riga per ogni visita o telefonata: data, cliente, tipo, esito, importo dell'ordine, prossimo passo. Il totale ordinato di ogni cliente arriva da qui.

I colori

• Giallo, «Richiamare»: è arrivato il giorno del prossimo contatto che avevi fissato.
• Rosso, «Da sentire»: sono passati più di 60 giorni dall'ultimo contatto.

La routine che funziona

1. Ogni mattina filtra la colonna «Da fare»: sono le telefonate e le visite della giornata.
2. Dopo ogni visita aggiungi una riga nel foglio Visite e aggiorna «Ultimo contatto» e «Prossimo contatto» del cliente. Fissare sempre il prossimo contatto è l'abitudine che fa la differenza.
3. Una volta al mese ordina per «Ordinato (€)» e per categoria: i clienti A senza ordini da mesi sono la prima cosa da guardare.

I limiti del foglio Excel

• Non ti avvisa: il giallo lo vedi solo se apri il file.
• In giro è scomodo: aggiornare un Excel dal telefono in macchina, tra una visita e l'altra, è faticoso.
• È solo tuo: se l'azienda vuole vedere visite e ordini, il file gira per email.

Quando il foglio diventa stretto, il passo naturale è un CRM: stesse informazioni, sul telefono, con i promemoria che arrivano da soli. Il file che hai compilato si importa in pochi minuti: vedi Da Excel a CRM.

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