CRM gratis per piccole aziende: 10 cose da guardare prima di scegliere

Un CRM gratuito è il modo più semplice per smettere di tenere i clienti in un foglio Excel. Ma «gratis» non vuol dire sempre la stessa cosa: a volte è gratis per sempre con dei limiti, a volte è una prova che scade, a volte è gratis finché non ti serve proprio la funzione che cercavi.

Il rischio vero non è pagare: è dover spostare di nuovo tutti i clienti tra un anno, perché il CRM scelto non va più bene. Queste dieci domande servono a evitarlo, qualunque CRM tu stia valutando.

1. È gratis per sempre o è una prova?

Una prova di 14 o 30 giorni non è un piano gratuito. Cerca le parole «per sempre» o «free plan» e controlla che non ci sia una data di scadenza.

2. Quanti contatti e quanti utenti?

I piani gratuiti hanno quasi sempre un limite di contatti, di utenti o di entrambi. Conta i tuoi clienti attivi più quelli che prevedi di aggiungere in un anno. Se sei in due a usarlo, controlla che il piano gratuito non sia per un utente solo.

3. Cosa succede quando superi il limite?

Il CRM ti blocca? Smette di salvare? Ti fa passare in automatico al piano a pagamento? Il prezzo del piano successivo è scritto chiaramente, o va «richiesto»? Meglio saperlo adesso.

4. Le funzioni che ti servono sono nel piano gratuito?

Fai una lista di tre cose che ti servono davvero (per esempio: trattative a colonne, promemoria, import da Excel) e controlla che siano nel gratuito, non solo nella tabella del piano a pagamento.

5. Puoi importare il tuo Excel?

Se i clienti sono già in un foglio di calcolo, l'import da Excel o CSV ti fa partire in pochi minuti invece che in giorni. Prova con un file vero, non con quello di esempio. La guida Da Excel a CRM spiega come preparare il file.

6. Puoi riprenderti i dati quando vuoi?

È la domanda più importante. Controlla che si possano esportare tutti i contatti in un file (CSV o Excel), anche dal piano gratuito. Un CRM da cui non si esce è un CRM che decide al posto tuo.

7. Dove sono i dati?

Per le aziende italiane conta anche il GDPR: chiedi dove sono i server (Unione Europea o fuori) e se il fornitore firma la nomina a responsabile del trattamento. Con i dati dei clienti, è una responsabilità tua.

8. È in italiano?

Non solo i menu: anche le email automatiche, i formati di date e telefoni, l'assistenza. Se chi lo userà non legge volentieri l'inglese, un CRM in inglese resterà mezzo inutilizzato.

9. Chi ti aiuta se qualcosa non va?

Nei piani gratuiti l'assistenza è spesso solo un centro di documentazione. Va bene, purché sia chiaro: controlla se c'è almeno un'email a cui scrivere.

10. Si può adattare quando cresci?

Campi tuoi, collegamento al gestionale, automazioni: oggi non servono, tra un anno forse sì. Meglio un CRM che può crescere con te che uno da cambiare appena l'azienda cambia.

In breve: la lista da tenere sotto mano

Domanda	Risposta che vuoi sentire
Gratis per sempre?	Sì, senza scadenza e senza carta di credito
Limiti	Abbastanza contatti per i prossimi 12 mesi
Oltre il limite	Prezzo chiaro, nessun blocco a sorpresa
Import	Da Excel o CSV, provato con un tuo file
Export	Tutti i contatti, quando vuoi, anche gratis
Dati	Server in Europa, nomina GDPR disponibile
Lingua	Italiano, anche nelle email automatiche

Il nostro CRM gratis l'abbiamo pensato proprio così: 500 contatti gratis per sempre, import da Excel, server in Europa, in italiano. Se vuoi sapere quanto costa dopo, è scritto: Premium 49 € al mese.

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