Scadenzario clienti in Excel: il modello gratuito per lo studio

Il calendario fiscale dice quando scade un adempimento. Allo studio però serve sapere un'altra cosa: per quale cliente, quali documenti mancano, e chi li deve chiedere. È lì che si perde tempo: telefonate all'ultimo giorno, documenti che arrivano a pezzi, scadenze che nessuno stava seguendo.

Uno scadenzario per cliente risolve gran parte del problema. Qui trovi un modello Excel pronto e il modo più semplice per usarlo ogni settimana.

Com'è fatto il modello

Una riga per ogni adempimento di ogni cliente. Le colonne:

Colonna	Cosa scrivere
Cliente	Nome del cliente
Adempimento	Es. F24 IVA mensile, IMU saldo, dichiarazione dei redditi
Scadenza	La data dell'adempimento
Documenti da chiedere	Cosa serve dal cliente: fatture, CU, visure…
Chiesti il	Quando li hai chiesti (vuoto = non ancora)
Ricevuti	Sì o No, dal menu
Chi lo segue	La persona dello studio responsabile
Giorni mancanti	Si calcola da solo
Stato	Si calcola da solo: Da chiedere, In corso, Urgente, Scaduta, Pronto

I colori seguono lo stato: rosso se la scadenza è passata, giallo se mancano 7 giorni o meno oppure i documenti non sono ancora stati chiesti, verde quando i documenti sono arrivati.

Come si usa ogni settimana

1. Il lunedì mattina, nella colonna Stato, usa il filtro (la freccetta nell'intestazione) e lascia solo «Da chiedere» e «Urgente».
2. Per ogni riga manda la richiesta al cliente e scrivi la data in Chiesti il.
3. Quando i documenti arrivano, metti Ricevuti = Sì: la riga diventa verde.
4. Una volta al mese aggiungi gli adempimenti del mese dopo, copiando le righe ricorrenti (gli F24 mensili, per esempio) e cambiando la data.

Regola pratica: chiedi i documenti almeno 30 giorni prima della scadenza. Così il filtro «Da chiedere» ti avvisa per tempo, e il giallo non arriva all'ultimo momento.

Le formule, se vuoi capirle

Non serve toccarle, ma se vuoi rifarle in un tuo file:

• Giorni mancanti: =SE(C2="";"";C2-OGGI())
• Stato: =SE(C2="";"";SE(F2="Sì";"Pronto";SE(H2<0;"Scaduta";SE(H2<=7;"Urgente";SE(E2="";"Da chiedere";"In corso")))))

I colori sono una Formattazione condizionale sulla colonna Stato: la trovi in Home → Formattazione condizionale → Gestisci regole.

Le scadenze da segnare

Alcune date ricorrono ogni anno e conviene caricarle subito per tutti i clienti interessati. Per esempio:

Adempimento	Di solito
Versamenti F24 (ritenute, IVA mensile)	il 16 di ogni mese
IMU	acconto il 16 giugno, saldo il 16 dicembre
Modello 730	entro il 30 settembre
Dichiarazione dei redditi (Redditi PF)	entro il 31 ottobre

Attenzione: le date cambiano con proroghe, festivi e novità normative. Prima di caricarle controllale sul calendario fiscale dell'Agenzia delle Entrate.

I limiti di Excel

Lo scadenzario in Excel funziona bene per uno studio piccolo, con una o due persone. Quando crescono i clienti e le persone, emergono i problemi:

• Nessuno ti avvisa. Il giallo lo vedi solo se apri il file.
• Il file è uno, le persone tante. Due colleghi che lo modificano insieme, copie per email, versioni diverse.
• La richiesta al cliente resta manuale. Email da scrivere una per una, solleciti da ricordare.
• Lo storico si perde. Cosa è stato chiesto a un cliente l'anno scorso, e quando ha risposto?

A quel punto conviene un CRM con le scadenze per cliente e richieste e solleciti automatici: l'email parte da sola 30 giorni prima, il sollecito dopo una settimana, e tu vedi solo cosa manca davvero.

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