Collegare CRM e gestionale: cosa decidere prima di cominciare

In molte aziende il commerciale lavora nel CRM e l'amministrazione nel gestionale. Risultato: lo stesso cliente scritto due volte, con due indirizzi diversi; il commerciale che non sa se il cliente ha pagato; l'amministrazione che non sa cosa è stato promesso. Collegare i due programmi risolve, ma solo se prima si decidono alcune cose. Altrimenti si automatizza la confusione.

1. Quali dati devono passare

Non serve collegare tutto. Parti da quello che oggi viene ricopiato a mano:

Dato	Di solito va	Perché
Anagrafica cliente	in entrambe le direzioni, con una regola	è il dato che oggi si scrive due volte
Preventivo accettato	dal CRM al gestionale	diventa ordine o fattura senza riscriverlo
Fatture e pagamenti	dal gestionale al CRM	il commerciale vede chi ha pagato e chi no
Listini e articoli	dal gestionale al CRM	i preventivi usano i prezzi giusti

2. Chi comanda su ogni dato

È la decisione più importante. Per ogni dato serve un programma che fa fede: se l'indirizzo è diverso nei due, quale vale?

• Di solito il gestionale fa fede su dati fiscali e contabili: ragione sociale, partita IVA, indirizzo di fatturazione, condizioni di pagamento.
• Il CRM fa fede su dati commerciali: referenti, telefoni e email delle persone, trattative, note.
• Un dato modificato «nel programma sbagliato» va bloccato o segnalato, non copiato di nascosto.

3. La chiave che lega i due programmi

Per sapere che il cliente «Rossi Srl» del CRM è il cliente 000123 del gestionale serve un codice in comune: il codice cliente del gestionale salvato nel CRM, oppure la partita IVA. Senza una chiave sicura, il collegamento crea doppioni. Per questo, prima di collegare, conviene togliere i doppioni da entrambi i lati.

4. Ogni quanto

• Subito (in tempo reale): utile per fatture e pagamenti, se il commerciale deve saperlo durante una telefonata.
• Ogni ora o di notte: basta quasi sempre per anagrafiche e listini, ed è più semplice e robusto.

Più è frequente, più deve essere solido: un collegamento che ogni tanto si ferma senza avvisare è peggio di nessun collegamento.

5. Cosa chiedere alla software house del gestionale

• Il gestionale ha un modo ufficiale per leggere e scrivere i dati (API, servizi web, esportazioni pianificate)?
• È incluso nella licenza o si paga a parte? Quanto?
• Quali dati si possono scrivere dall'esterno, e quali solo leggere?
• Cosa succede agli aggiornamenti del gestionale: il collegamento continua a funzionare?
• C'è un ambiente di prova, per provare il collegamento senza toccare i dati veri?

Se la risposta alla prima domanda è no, si può lavorare con esportazioni e importazioni pianificate, oppure leggendo direttamente il database: funziona, ma va fatto con più attenzione e con il consenso del fornitore.

6. Gli errori da evitare

• Collegare prima di pulire: i doppioni si moltiplicano in entrambi i programmi.
• Nessun registro: quando un dato è sbagliato, devi poter sapere quando e da dove è arrivato.
• Nessun avviso: se il collegamento si ferma, qualcuno deve saperlo il giorno stesso, non a fine mese.
• Tutto in una volta: meglio partire dalle anagrafiche, farle funzionare per qualche settimana e poi aggiungere fatture e listini.

Hai una domanda su questa guida o un caso che non è previsto? Scrivici a info@ibisense.it: ti risponde una persona.