Gestionale lento: le cause più comuni e come capirle

«Il gestionale è lento» è una delle frasi più sentite negli uffici. E la tentazione è sempre la stessa: cambiarlo. Ma un programma che dieci anni fa andava bene raramente è diventato lento da solo: è cambiato qualcosa intorno. Capire cosa costa poco e spesso risolve.

1. Lento per tutti o solo per qualcuno?

È la prima domanda, e divide il problema a metà:

• Lento solo su un computer: il problema è quel computer (poca memoria, disco vecchio, troppi programmi aperti, Wi-Fi debole).
• Lento per tutti: il problema è in comune: server, rete, archivio dei dati.
• Lento solo in certe ore: qualcosa gira in quelle ore (backup, aggiornamenti, una stampa enorme, un collega che lancia un'elaborazione pesante).
• Lento solo in certe funzioni (una ricerca, una stampa, un report): il problema è quella funzione, spesso perché l'archivio è cresciuto.

2. La rete

Molti gestionali «da ufficio» leggono gli archivi da una cartella condivisa sul server. In quel caso ogni ricerca fa viaggiare dati sulla rete, e la rete diventa il collo di bottiglia.

• Wi-Fi invece del cavo: per un gestionale che legge archivi in rete il Wi-Fi è spesso la causa principale. Prova a collegare con il cavo il computer più lento.
• Switch o cavi vecchi: una porta a 100 megabit al posto di una a 1 gigabit si sente.
• Lavoro da remoto: aprire da casa, via VPN, un gestionale pensato per la rete dell'ufficio è quasi sempre lentissimo. Per chi lavora fuori servono il desktop remoto o una versione web.

3. L'antivirus

Se l'antivirus controlla ogni lettura dei file del gestionale, ogni ricerca diventa centinaia di controlli. È una delle cause più frequenti, e una delle più facili da verificare: chiedi a chi gestisce l'antivirus di escludere dal controllo in tempo reale la cartella degli archivi del gestionale (sul server e sui computer), secondo le indicazioni del produttore del software. Se la velocità cambia di colpo, hai trovato il colpevole.

4. Archivi troppo pieni

Vent'anni di documenti e movimenti in un archivio pensato per mille fatture all'anno pesano. Segnali tipici: le ricerche diventano lente col tempo, le stampe annuali non finiscono più.

• Manutenzione degli archivi: molti gestionali hanno funzioni di «riorganizzazione» o «ricostruzione indici». Vanno fatte con tutti fuori dal programma e dopo un backup.
• Chiusura degli esercizi: anni vecchi chiusi e archiviati alleggeriscono il lavoro di ogni giorno.
• Database senza indici giusti: se il gestionale usa un database (SQL Server, MySQL, Firebird…), una ricerca senza l'indice adatto legge tutto l'archivio ogni volta. Qui serve qualcuno che misuri le interrogazioni più lente.

5. Il server

• Memoria: un server con poca RAM rispetto agli utenti e ai programmi che ci girano sopra lavora sul disco, e il disco è lento.
• Disco: i dischi meccanici di qualche anno fa sono molto più lenti di quelli a stato solido (SSD). Per un database la differenza è enorme.
• Troppi lavori sullo stesso server: posta, file, gestionale, backup, stampanti. Ognuno ruba qualcosa agli altri.

6. Backup e lavori pianificati

Un backup che parte alle 12 o un aggiornamento automatico a metà mattina rallentano tutti. Controlla quando partono backup, antivirus completi, aggiornamenti e sincronizzazioni, e spostali di notte.

Come misurare, senza strumenti

1. Scegli tre operazioni tipiche (aprire un cliente, cercare un articolo, stampare una fattura).
2. Cronometrale con il telefono su due computer diversi, a orari diversi.
3. Annota i tempi prima e dopo ogni cambiamento (cavo, antivirus, orario del backup).

Così sai cosa ha funzionato davvero, e se un giorno serve un tecnico gli dai numeri invece di impressioni.

Quando non basta

Se rete, antivirus, server e backup sono a posto e il programma resta lento, il problema è dentro: interrogazioni al database scritte male, archivi senza indici, codice che legge troppo. Si può sistemare senza rifare il software, misurando una funzione alla volta. E se invece il gestionale va proprio cambiato, la guida Cambiare gestionale senza perdere lo storico spiega come farlo senza perdere niente.

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