Telefonate dalle 6 del mattino per prenotare la sauna
Davide lo racconta ancora ridendo: 'Alle 6 di mattina iniziavano le telefonate. Signora Bianchi che voleva la SPA alle 15, il dottor Rossi per la piscina alle 18... E noi con un quaderno pieno di post-it colorati attaccati ovunque. Rosa per la SPA, verde per la piscina, gialli per la sala pesi. Sembrava l'ufficio di un ragioniere degli anni '80.'
Il sabato mattina era il caos totale. Code alla reception, gente che aspettava anche 20 minuti solo per prenotare un massaggio. Abbiamo perso almeno 30 soci in un anno, stufi di aspettare. E noi? Tre ore al giorno solo a rispondere al telefono e gestire prenotazioni. Soldi buttati: 2.400 euro al mese di stipendio per fare da centralinisti.
Avevamo provato un'agenda cartacea più grande, poi Excel... Ma con 340 soci e 6 servizi diversi era impossibile. Ogni modifica, ogni cancellazione diventava un dramma. E quando mancava la corrente? Eravamo fregati.
“Guardi, io ero scettico eh... Pensavo: i nostri soci sono signori di 50-60 anni, che ne sanno di app? E invece... La signora di 78 anni ora prenota la SPA dal tablet. Mi ha detto: è più facile che chiamare!”
“Il bello è che ora vediamo tutto. Prima non sapevamo mai se la SPA rendeva di più del giovedì o del sabato. Ora abbiamo i grafici, vediamo gli orari più richiesti... Stiamo pensando di aprire un'ora in più la sera.”
Un collega di un altro centro gli ha detto: 'Prova Concierge, io ho dimezzato le telefonate in una settimana.'
Dal primo giorno: telefonate dimezzate
Il lunedì mattina Davide ha aperto il pannello e ha trovato già 12 prenotazioni fatte dai soci dall'app durante il weekend. 'Non ci credevo. Era domenica sera e la gente prenotava la SPA per la settimana dopo, comodamente dal divano.'
La svolta è stata il sistema di notifiche automatiche. Mercoledì la signora Martini ha disdetto la SPA alle 14, l'app ha subito avvisato la signora in lista d'attesa. Lei ha accettato, prenotazione confermata. Zero telefonate, zero perdite di tempo. 'Quella settimana abbiamo recuperato 8 slot che prima andavano vuoti.'
Ora la mattina invece di rispondere al telefono, Davide controlla il pannello: vede subito chi ha prenotato cosa, chi ha disdetto, quanti posti liberi restano. E i soci? Prenotano quando vogliono, anche alle 23 dal letto. Fine delle code, fine delle telefonate alle 6 di mattina.
I numeri dopo 8 mesi
“Non aspettate come ho fatto io. Abbiamo perso un anno a gestire post-it e telefonate. Ora i soci sono contenti, noi lavoriamo meglio, e guadagniamo di più. Provate la demo, capirete subito la differenza.”
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