Tra booking.com, email e telefono era un delirio totale
Roberto apriva la giornata con il terrore. Booking.com, Airbnb, email dirette, telefonate... ogni canale aveva le sue prenotazioni e lui doveva incastrare tutto a mano su un Excel. 'La mattina passavo due ore solo a capire chi arrivava e chi partiva', racconta. I fogli erano pieni di correzioni, cancellature, celle colorate. E quando arrivava una richiesta speciale - colazione in camera, late check-out - la scriveva su un post-it che spesso spariva.
Il disastro era dietro l'angolo. In alta stagione aveva fatto overbooking tre volte in un mese: clienti arrabbiati, soldi rimborsati, recensioni negative. Dall'altra parte perdeva prenotazioni perché non rispondeva abbastanza veloce alle richieste. 'Un cliente mi ha scritto alle 14, io ho visto l'email alle 20, ma nel frattempo aveva già prenotato altrove. Almeno 2.000€ di fatturato perso solo quello', spiega amareggiato.
Aveva provato un gestionale, ma era complicatissimo. 'Dovevo fare un corso di tre giorni. I miei dipendenti non ci capivano niente e alla fine tornavamo sempre al solito Excel'. Il consulente informatico gli aveva proposto una soluzione da 15.000€, ma Roberto non se la sentiva di investire così tanto senza garanzie.
“Guardi, io ero uno di quelli 'si è sempre fatto così'. Ma quando vedi che in un giorno hai risolto problemi che ti portavi dietro da anni... Flow mi ha dato la tranquillità. Non ho più quella sensazione di camminare sui carboni ardenti.”
“I miei dipendenti ora mi prendono in giro. Prima li chiamavo in continuazione: 'Hai visto se è arrivata la prenotazione di...', 'Controlla se la camera 205...'. Ora sanno che se non li chiamo vuol dire che va tutto bene!”
Un collega di Positano gli ha fatto vedere Flow sul suo telefono: 'Guarda, tutte le mie prenotazioni in tempo reale, senza toccare niente.'
Dal primo giorno ha smesso di impazzire con Excel
Il martedì mattina Roberto ha collegato tutti i canali a Flow. Nel pomeriggio era già tutto sincronizzato: Booking, Airbnb, il sito diretto. 'Ho fatto una prova: ho creato una prenotazione su Booking.com e in 30 secondi l'ho vista apparire sulla dashboard. Magia pura', ricorda ancora incredulo. La sera ha dormito tranquillo per la prima volta in mesi.
La svolta è arrivata il giovedì. Un cliente ha prenotato alle 23:15 dal sito web una camera deluxe per il weekend. Flow ha automaticamente aggiornato la disponibilità su tutti gli altri canali e ha mandato l'email di conferma. Al mattino Roberto ha trovato tutto pronto: contratto generato, pagamento confermato, camera assegnata. 'Prima avrei scoperto la prenotazione il giorno dopo e magari avrei fatto casino con le disponibilità'.
Addio Excel, addio post-it, addio panico mattutino. Ora Roberto apre Flow e vede tutto: chi arriva oggi, chi parte, le pulizie da fare, le richieste speciali. 'Prima passavo tre ore al giorno a gestire prenotazioni e disponibilità. Ora ne basta mezz'ora e sono sicuro che è tutto giusto'.
I risultati dopo 8 mesi
“Se gestite un hotel e ancora fate tutto a mano, state buttando soldi. Flow costa meno di quello che perdete in una settimana con gli errori. Io ho aspettato troppo, voi non fate il mio stesso errore.”
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