L'agenda di carta che rovinava tutto
Chiara lo ricorda ancora quel giovedì mattina. Arriva la signora Rossi per l'appuntamento delle 10:30, ma la postazione è occupata. Controlla l'agenda di carta: c'è scritto anche la signora Bianchi alla stessa ora, con la stessa grafia della sua collaboratrice Marta. Due clienti, stesso orario. Una delle due se ne va incavolata nera. 'Mi succedeva almeno una volta a settimana', racconta Chiara. 'Tra agenda di carta illeggibile, post-it che si perdevano e telefonate che prendeva chi capitava...'
In sei mesi aveva perso almeno una quindicina di clienti fisse. Faceva i conti la sera: ogni cliente persa significavano 80-100 euro al mese in meno. Senza contare quelle che non tornavano più perché magari chiamavano e nessuno riusciva a trovare quando aveva fatto l'ultimo trattamento o che smalto aveva usato. 'Sembravo poco professionale', dice. 'E in un settore dove il passaparola è tutto, non te lo puoi permettere.'
Aveva provato con un'agenda più grande, poi aveva comprato dei raccoglitori colorati per dividere le clienti. Aveva anche stampato delle schede da riempire a mano. Ma con quattro ragazze che lavoravano su turni diversi, era un casino totale. Una scriveva in un modo, l'altra in un altro. I fogli si perdevano, l'inchiostro si cancellava.
“Guardi, io pensavo fosse una cosa da giovani, questi software. Ma quando ho visto che la sera in 5 minuti controllavo tutto il giorno dopo, ho detto: ma come ho fatto finora?”
“La cosa più bella è che ora le clienti mi vedono professionale. Clicco e so tutto di loro. Prima dovevo sempre chiedere: che colore avevi l'altra volta? Ora loro rimangono stupite che me lo ricordo.”
Una sua cliente, che faceva l'estetista a Milano, le ha detto: 'Chiara, prova Beauty, io ho rivoluzionato tutto. Costa meno di quello che perdi in una settimana.'
Il lunedì tutto è cambiato
Il lunedì mattina Chiara apre il tablet e vede l'agenda digitale. Tutte le clienti al posto giusto, gli orari chiari, i servizi scritti per bene. 'Ho importato tutti i contatti in mezz'ora', racconta. 'Anche quelli scritti sui bigliettini volanti che tenevo nel cassetto.' La prima cliente della giornata arriva e Chiara clicca sul nome: subito vede tutto lo storico. Ultimo trattamento, colore preferito, persino che non sopporta il lima troppo ruvida.
Il vero momento wow è arrivato il mercoledì. Beauty le manda una notifica: 15 clienti non vengono da più di due mesi. 'Ho fatto una cosa che non avevo mai fatto', dice Chiara. 'Ho mandato un messaggio a tutte: Ciao Sara, ti mancano le unghie perfette? Torna da noi, sconto 20% sul prossimo trattamento.' Risultato: 6 appuntamenti prenotati nel giro di due giorni. Clienti che credeva perse per sempre.
Prima era sempre in ansia. Controllava l'agenda dieci volte, chiamava le ragazze per sapere chi aveva detto cosa. Adesso apre l'app la mattina e sa già tutto: chi viene, quando, che servizio vuole, se ha dei coupon attivi. Le sue collaboratrici non si pestano più i piedi, ogni appuntamento ha tutte le info che servono. 'È cambiato il clima in negozio', dice. 'Siamo più rilassate, più professionali.'
I numeri dopo 8 mesi
“Se avete un centro estetico e usate ancora l'agenda di carta, fermatevi. Provate Beauty anche solo per una settimana. Io ho aspettato troppo e ho perso clienti che non dovevo perdere. Non fate il mio stesso errore.”
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