Un casino totale: clienti persi tra Excel e post-it
Alessandro apriva il computer la mattina e vedeva tre file Excel diversi: prenotazioni, clienti abituali, richieste di preventivi. La receptionist aveva i suoi post-it attaccati al monitor. Il responsabile commerciale teneva tutto su un'agenda di carta. Quando arrivava una chiamata tipo 'Salve, avevo chiesto info per agosto', iniziava la caccia al tesoro. Chi l'aveva sentito? Dove erano finiti i suoi dati? Spesso la risposta era: 'Le faccio richiamare', ma poi nessuno sapeva più cosa dire.
In alta stagione è un delirio. Perdevano almeno 3-4 prenotazioni a settimana così. Clienti che chiamavano due volte per la stessa cosa, preventivi mandati in doppio, altri mai mandati. Alessandro ha calcolato: solo a luglio 2024 hanno perso almeno 8.000€ di prenotazioni dirette per questa confusione. Senza contare i clienti che non tornavano più perché pensavano fossero disorganizzati.
Aveva provato un software di prenotazioni, ma gestiva solo le camere. Per i clienti abituali, le cene aziendali, i piccoli eventi... niente. Aveva anche comprato un programma costoso, ma era così complicato che dopo due settimane l'aveva abbandonato. 'Ci vuole un informatico per usarlo', aveva detto alla moglie.
“Guardi, io pensavo... ma sì, un altro programma del computer. Invece no, è diverso. Io accendo il computer, clicco sul CRM e... tutto è lì. Non devo più cercare niente. È come se finalmente avessi l'ordine che volevo da anni.”
“La cosa che mi ha colpito di più? Il sistema mi dice: 'Questo cliente non viene da 6 mesi, chiamalo'. E ho scoperto quanti soldi stavamo perdendo così. Adesso non perdo più nessuno, li richiamo tutti.”
Un cliente abituale, titolare di un'azienda, gli ha detto: 'Alessandro, io uso Ibisense per i miei clienti. Prova, è gratis all'inizio.'
Dal primo giorno: tutto al suo posto, finalmente
Lunedì mattina Alessandro ha importato tutti i contatti dai vari Excel. In mezz'ora aveva 800 clienti nel sistema, tutti organizzati. La receptionist ha chiamato: 'Alessandro, questo CRM è fantastico! Arriva una chiamata, scrivo il nome e vedo subito quando è venuto, cosa ha prenotato, se ha allergie alimentari.' Fine della caccia al tesoro.
Il giovedì il sistema gli ha segnalato: 'Famiglia Rossi, clienti da 3 anni, non prenota da 8 mesi.' Li ha chiamati: avevano cambiato email e non ricevevano più le offerte. Risultato: prenotazione di una settimana ad agosto, 3.200€. Il venerdì altra segnalazione: azienda che organizzava cene, ferma da novembre. Una telefonata, evento aziendale per 40 persone prenotato.
Prima: la mattina mezz'ora a cercare di capire cosa doveva fare, chi richiamare, quali preventivi mandare. Adesso apre il CRM e vede tutto: appuntamenti, promemoria, clienti da ricontattare. La sera prima di chiudere guarda l'agenda del giorno dopo e sa già tutto quello che deve fare. 'È come avere un assistente che non dimentica mai niente', dice.
I numeri dopo 8 mesi sono chiari
“Io dico sempre ai colleghi: provate la versione gratuita. Non vi costa niente e in una settimana capite se fa per voi. Io ho aspettato troppo, pensavo fosse complicato. È il contrario: semplifica tutto.”
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