Il caos che ogni studio dentistico conosce bene
"Ogni mattina iniziavo con l'ansia", racconta Giulia. "Cartelle ovunque, fogli Excel per gli appuntamenti, post-it attaccati al computer. Una paziente chiama per spostare la visita e io dovevo cercare tra tre agende diverse. Un paziente viene per il controllo e scopro che non aveva pagato l'ultima seduta solo quando era già in poltrona."
I numeri erano impietosi: almeno 2 pazienti alla settimana se ne andavano scocciati per disguidi negli appuntamenti. Le segretarie passavano 4 ore al giorno solo a incrociare dati tra Excel, agenda cartacea e fatture. Il 30% dei richiami per controlli veniva dimenticato, e questo significava perdere 8.000€ al mese di fatturato.
"Avevamo provato un software per dentisti che costava 200€ al mese, ma era così complicato che dopo due settimane l'abbiamo abbandonato. Le ragazze dicevano che era più veloce tornare alla carta. Pensavo che non esistesse una soluzione per studi piccoli come il nostro."
“Guardi, io ero scettica. Avevo già buttato soldi in un software che nessuno usava. Ma quando ho visto che in due giorni avevo tutto organizzato... e soprattutto che le ragazze lo usavano volentieri perché è semplice, ho capito che era diverso.”
“La cosa più bella? I pazienti mi dicono 'Dottoressa, come siete organizzati!'. Prima mi vergognavo quando dovevo dire 'aspetti che controllo' e poi frugavo tra le carte. Ora in 30 secondi so tutto della loro storia.”
A una cena tra colleghi, un odontoiatra di Padova le ha detto: 'Giulia, prova Ibisense. A me ha risolto tutto, e per i primi 500 pazienti è gratis.'
La svolta: tutto sotto controllo dal primo giorno
"Il lunedì mattina ho importato tutti i 420 pazienti da Excel in 10 minuti. Per la prima volta avevo tutto in un posto: chi doveva venire, chi doveva pagare, chi non faceva controlli da mesi. Era come accendere la luce in una stanza buia."
"Il giovedì il sistema mi ha avvisato: 'La signora Bianchi non fa una pulizia da 8 mesi'. L'ho chiamata, ha prenotato subito e mi ha portato anche il marito per un'implantologia da 3.200€. Prima questi pazienti li perdevo nel silenzio, ora il CRM me li ricorda automaticamente."
"Ora le mie assistenti sanno sempre tutto: se un paziente chiama, vedono subito la storia, i pagamenti, i prossimi appuntamenti. Invece di cercare tra le carte per 10 minuti, in 30 secondi hanno tutte le risposte. I pazienti se ne accorgono e ci fanno sempre i complimenti per l'organizzazione."
I risultati dopo 6 mesi sono concreti
“Il mio consiglio? Non aspettate come ho fatto io. Scaricate la versione gratuita e provate a importare i vostri pazienti. In un'ora capirete la differenza. Io ho perso due anni a lamentarmi del caos invece di risolverlo.”
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