1.800 soci spariti nel nulla: come una palestra ha ritrovato tutti i clienti

Non sapevamo chi aveva pagato e chi no

Alessandro si svegliava ogni mattina con l'ansia. Alla reception c'erano tre computer diversi: uno per gli abbonamenti, uno per i corsi, uno per i pagamenti. Più i fogli Excel di sua moglie che seguiva la parte wellness. 'Un cliente arrivava e noi stavamo lì cinque minuti a capire se aveva pagato, se l'abbonamento era scaduto, se aveva crediti per i corsi. Una vergogna.'

Il risultato? Perdevano almeno 15-20 soci al mese che non rinnovavano perché nessuno li chiamava. I trainer non sapevano quali clienti seguire. La sera Alessandro tornava a casa e passava due ore a incrociare dati per capire quanto avevano incassato davvero. 'Mia moglie mi diceva: così chiudiamo.'

Aveva già provato due software per palestre. Il primo era troppo complicato, il secondo non importava i dati dal vecchio sistema. 'Ogni volta dovevamo ripartire da zero. Alla fine tornavamo sempre ai fogli Excel.'

In tre giorni tutti i dati erano al posto giusto

Il martedì mattina Alessandro ha aperto il nuovo gestionale e ha trovato tutti i 1.847 soci importati perfettamente. Nomi, indirizzi, abbonamenti, pagamenti, tutto collegato. 'Ho chiamato il primo cliente della lista per provare. In due secondi avevo davanti tutta la sua storia: quando si era iscritto, cosa aveva pagato, quando scadeva.'

La svolta è arrivata il giovedì. Il sistema gli ha mostrato 127 soci con abbonamento scaduto da meno di 30 giorni. Li ha chiamati tutti in due ore. Risultato: 89 rinnovi immediati, più di 8.000 euro in un pomeriggio. 'Prima questi li perdevo perché non me ne accorgevo nemmeno.'

PRIMA: ogni mattina un'ora per capire la situazione, clienti che aspettavano, errori continui. DOPO: un colpo d'occhio e sa tutto di tutti. 'Ora la mia receptionist sa più cose dei soci di quanto ne sanno loro stessi.'