La SPA che doveva essere un fiore all'occhiello era diventata un incubo
Federico me lo racconta ancora incredulo: 'Avevamo investito 300mila euro per rifare la SPA. Doveva essere il nostro punto di forza, quello che ci distingueva dagli altri hotel. Invece era un disastro totale. Le prenotazioni le scrivevamo su un quaderno, i trattamenti disponibili su un altro foglio. Quando una cliente chiamava per prenotare un massaggio, dovevamo cercare tra mille pezzi di carta per capire se c'era posto.'
Il risultato? Perdevano almeno 15-20 prenotazioni a settimana solo per disorganizzazione. I clienti dell'hotel non riuscivano a prenotare i trattamenti, le estetiste stavano ferme la metà del tempo, e Federico calcolava che stavano buttando almeno 8mila euro al mese di fatturato potenziale. 'I nostri ospiti andavano nelle altre SPA della zona perché da noi era impossibile prenotare.'
Avevano provato con un foglio Excel condiviso, ma era peggio: 'Si bloccava sempre, le ragazze non riuscivano a usarlo, e comunque dal telefono non potevamo vedere niente. Era un casino totale. Stavo pensando di chiudere la SPA, dopo aver speso tutti quei soldi.'
“Ma sa qual è la cosa più bella? Che ora i nostri ospiti prenotano i trattamenti anche prima di arrivare. Gli mandiamo la newsletter con le offerte della SPA, loro prenotano da casa, e quando arrivano hanno già tutto organizzato. Prima era impensabile.”
“Le mie estetiste ora sono serene. Prima stavano sempre in ansia: non sapevano mai cosa le aspettava, se avevano troppi clienti o troppo pochi. Adesso aprono l'app la mattina e sanno esattamente la loro giornata. E io dormo sonni tranquilli.”
La svolta è arrivata da una collega di un altro hotel: 'Mi ha detto: Federico, smettila di impazzire con i quaderni. Io uso Beauty da un anno e la mia SPA non è mai stata così organizzata.'
Dal caos totale alla prenotazione perfetta in una settimana
Il lunedì mattina Federico ha fatto inserire tutti i servizi della SPA nel sistema. 'In due ore avevamo caricato massaggi, trattamenti viso, percorsi benessere, tutto. Ogni servizio con i suoi tempi, i suoi prezzi, le estetiste che potevano farlo. Già dal pomeriggio la receptionist riusciva a vedere tutto dal computer e prenotare senza impazzire.'
La vera svolta è arrivata giovedì: 'Una signora chiama per prenotare un percorso coppia. Prima avrei dovuto correre di sotto, controllare gli orari delle due estetiste, vedere se la suite era libera... Un delirio. Invece in 30 secondi ho visto tutto sullo schermo: orari liberi, chi era disponibile, ho prenotato e inviato la conferma per email. 280 euro di fatturato in una telefonata di due minuti.'
Ora Federico inizia la giornata aprezzando la dashboard sul tablet: 'Vedo subito quanti trattamenti abbiamo oggi, chi sono i clienti, se qualcuno ha bisogni particolari. Prima correvo come un matto, adesso in 5 minuti ho tutto sotto controllo. E le ragazze della SPA vedono sempre la loro agenda aggiornata.'
I risultati dopo 8 mesi sono incredibili
“Se gestite una SPA o un centro benessere, non fate il mio errore. Io ho perso due anni con quaderni e Excel, buttando via migliaia di euro. Provate Beauty anche solo per una settimana, vedrete la differenza dal primo giorno.”
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