Otto locali, otto sistemi diversi: il caos quotidiano
Giulia gestisce Pizza & Basta, otto pizzerie sparse tra Bologna e Firenze. Ogni locale aveva il suo sistema: chi usava un gestionale, chi ancora carta e penna, chi un'app del telefono. 'La mattina chiamavo tutti i locali per sapere i numeri del giorno prima. Otto telefonate, otto Excel diversi, otto modi di contare le cose. Un incubo.' I menu erano diversi, i prezzi pure, e quando un cliente della pizzeria di Bologna andava in quella di Firenze, dovevano rifare tutto da capo.
I conti non tornavano mai. Tra tutti i locali si perdevano circa 150-200 ordini al mese per errori di sistema. 'Un sabato sera il POS di Via Zamboni ha fatto i capricci, abbiamo perso 80 ordini. Ottocento euro buttati.' Senza contare le ore perse: Giulia passava 4 ore al giorno solo a mettere insieme i dati. E quando doveva aprire il nono locale, sapeva già che sarebbe stato l'ennesimo casino.
Aveva provato tre software diversi. Il primo costava troppo, il secondo non si collegava ai POS, il terzo era troppo complicato per i ragazzi delle pizzerie. 'I miei dipendenti hanno vent'anni, non sono ingegneri informatici. Se è troppo difficile, non lo usano e torniamo alla carta.'
“Guardi, io sono una che... non è che capisca molto di computer, eh. Ma qui è tutto talmente semplice che anche mia figlia di sedici anni riesce a controllare i numeri. Prima dovevo chiamare otto persone, adesso clicco e vedo tutto. È come avere una bacchetta magica.”
“La cosa più bella è che quando i clienti si spostano da un locale all'altro, io lo so subito. L'altro giorno la signora che viene sempre il martedì a Bologna, giovedì era a Firenze. Le abbiamo fatto lo sconto fedeltà anche lì. È rimasta scioccata: 'Ma come fate a sapere che sono cliente storica?' Le ho detto: magia!”
Il suo commercialista le ha detto: 'Giulia, guarda questa roba, Data Bridge. Il mio cliente con le farmacie ha risolto tutto in una settimana.'
72 ore per unificare otto anni di casino
Il martedì mattina hanno iniziato la migrazione. Giulia ha collegato tutti i sistemi: il gestionale storico, gli Excel dei locali, persino le liste WhatsApp con i numeri dei clienti fissi. In tre giorni aveva tutto unificato: 12.000 clienti, 45.000 ordini storici, tutti i prodotti con i prezzi giusti. 'Mercoledì sera apro la dashboard e vedo tutti i miei otto locali insieme. Sembrava un sogno.'
La prima settimana ha scoperto 340 clienti duplicati che ordinuvano da locali diversi ma erano registrati tre volte. L'AI li ha unificati automaticamente. 'Venerdì chiama la signora Rossi: Non riesco più a ordinare dalla app. Controllo e scopro che ordina sia da Bologna che da Imola, ma aveva due account diversi. In due click ho sistemato tutto, lei era contentissima.' Quel weekend ha recuperato 23 ordini che prima si sarebbero persi.
Prima: quattro ore al giorno per raccogliere i dati, weekend rovinati per fare i conti, ogni nuovo locale era un trauma. Dopo: dieci minuti la mattina per vedere tutto, i locali si aggiornano in tempo reale, e quando ha aperto il nono locale a Modena, in mezz'ora era già collegato a tutto il resto.
I numeri dopo 8 mesi
“Se avete più di tre-quattro locali e state ancora facendo tutto a mano, state buttando soldi. Io ho aspettato troppo. La versione prova ve fa capire subito se fa per voi. A me ha salvato il business.”
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