800 clienti e nessuno sapeva quando erano venute l'ultima volta
Valentina aveva un quaderno per ogni cosa: appuntamenti su un'agenda di carta, clienti su fogli Excel che non si aprivano mai, conti su un altro quaderno. 'Signora Bianchi, quando è venuta l'ultima volta per il colore?' e doveva frugare tra mille fogli. Le ragazze le chiedevano sempre se potevano dare un appuntamento e lei non sapeva mai cosa rispondere perché non aveva sottomano la situazione.
Ogni mese perdeva una quarantina di clienti che semplicemente... sparivano. Non le chiamava nessuno, non si ricordava quando dovevano tornare per il ritocco colore, e loro andavano dalla concorrenza. Calcolando 80 euro a cliente, erano 3.200 euro al mese che se ne andavano. In un anno, quasi 40.000 euro.
Aveva provato con un'agenda elettronica, ma era troppo complicata. Le ragazze continuavano a usare quella di carta e alla fine aveva tutto doppio. Aveva anche tentato con WhatsApp Business, ma era un casino: messaggi persi, appuntamenti dimenticati, un macello totale.
“Io pensavo... ma cosa me ne faccio di un CRM? Sono un salone, mica una banca! E invece... mamma mia, ora non saprei più come fare senza. Tutto è lì, basta un click.”
“Le mie ragazze all'inizio brontolava... 'eh, un altro computer da imparare'. Dopo due giorni mi dicevano 'Vale, ma come facevamo prima?'. Ora lo usano più di me!”
La sua estetista le ha detto: 'Io uso Ibisense da un anno, ora non perdo più nemmeno una cliente. Provalo, i primi 500 contatti sono gratis.'
Dal primo giorno tutto in ordine
Il lunedì mattina Valentina ha importato tutte le sue 800 clienti dal vecchio Excel. In mezz'ora aveva tutto dentro: nomi, telefoni, quando erano venute l'ultima volta, che trattamento avevano fatto. Le ragazze guardavano lo schermo e dicevano 'Ma è tutto qua!'. Finalmente potevano vedere al volo se una cliente aveva appuntamento o no.
Il giovedì il CRM le ha fatto una notifica: 'Signora Martini non viene da 45 giorni, di solito fa il colore ogni 30.' L'ha chiamata subito: 'Ciao signora Martini, come va? Non la vediamo da un po', vuole prenotare per il colore?' Appuntamento fissato per il sabato, 120 euro. Prima questa cliente l'avrebbe persa sicuro.
Adesso la mattina apre il computer e sa esattamente cosa aspettarsi: chi ha appuntamento, chi deve richiamare, chi è in ritardo con i trattamenti. Le ragazze guardano lo stesso schermo e sanno tutto. Invece di perdere tempo a cercare nei quaderni, ora hanno 10 minuti in più per ogni cliente.
I numeri dopo 8 mesi
“Alle colleghe dico sempre: ragazze, non fate come me che ho aspettato tre anni. È gratis fino a 500 clienti, cosa ci perdete? Provatelo una settimana e vedrete che non tornerete più indietro.”
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